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【ちょっと変わった美容系の事務職】看護師や医師を支える美容外科のクリニックバックオフィスってどんな仕事?

PROFILE.
熊井仁美(くまい ひとみ)。2015年9月に入職。湘南美容外科クリニック新宿本院にて看護事務(クリニックバックオフィス)として働く。前職は雑貨屋の販売スタッフで、趣味は岩盤浴や映画鑑賞。最近のオススメ映画は『シェフ 三ツ星フードトラック始めました』だが、実はミステリーものも大好きでお気に入りはサイコホラーの『ミザリー』。

今回は美容業界に「あまり知られていない縁の下の力持ちの仕事がある」と聞きつけてインタビューをしに参りました!こちらがその仕事を行っている熊井さんです!

こんにちは。湘南美容外科クリニックの新宿本院で看護事務として働いている熊井仁美です。

看護事務って聞きなれない言葉ですよね。医療事務とは違いますか?

医療事務は医療費の計算などを行うお仕事ですよね。看護事務の仕事内容は、美容外科クリニックで働く看護師さんを主に事務の面からサポートすることです。
ちなみに「看護事務」とは湘南美容外科クリニック新宿本院独特の名前です。

湘南美容外科グループの他クリニックでは何と呼ばれているんですか?

クリニックバックオフィス」ですね。業務範囲は同様ですが、私が所属する新宿本院は規模が大きいので看護師専任の事務方が必要なのと、いわゆる「待ち」の仕事ではなく、自分から先回りして仕事を見つけたり、仕事の範囲が広いという意味もあって「事務」と呼ばれています。

なるほど!具体的にどんな仕事をするでしょうか?

朝10時に出社して、まずはメールチェック。私を含め2人いる看護事務(クリニックバックオフィス)それぞれが抱えている仕事に優先順位をつけて取り掛かっていきます。

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写真右の女性がもうすぐ産休に入る同僚の看護事務さん

仕事内容は、メールや電話対応、備品の発送業務や院内の掲示物の作成、マニュアル動画の撮影や編集、書類の作成など様々です。新宿本院に在籍する約70人の看護師さんのシフトを看護師主任さんと相談して作ったり、請求書をとりまとめたりもします。やることが沢山あるので常に優先順位をつけて取り組むのが重要ですね。

「事務職」と聞いてイメージする仕事とは違いますか?

事務のお仕事プラス庶務や総務の内容もこなすので「何でも屋さん」の方が近い気がしますね。イラストレーターというソフトを使って院内のポスターを作成するなど製作系のお仕事もあります。これは私が作ったポスターです。

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熊井さんが作ったんですか!すごい!

そうやって褒めていただけるのが嬉しくて、頼まれると喜んで作っちゃうんです。

どんな流れで作るのでしょうか?

例えば、看護師さんのミーティングでリポコントラストという痩身マシーンを使った施術を特に力を入れてお客様にご紹介しようと決まったとします。認知を高めるために院内ポスターを作成しようと決まり、「こういう感じで作ってもらえませんか?」と声をかけてもらったりします。

クリニックの経営にも関わる重要な仕事ですね!

そうですね。看護師さんや受付カウンセラーさんと一緒にクリニックの一員として力になれたことがすごく嬉しかったです。看護師さんに声をかけてもらって作ったポスターを受付カウンセラーさんが見て、「このポスターすごく良いと思ったので、私たちもお願いしていいですか?」と言ってもらえたこともありました。

モチベーションが上がりますよね!そういえば、熊井さんはどうしてポスター作りなどができるのでしょうか?

私はもともとデザイン系の専門学校を卒業していて、初めて就職したのがIT系の製作会社だったんです。Webディレクターをしていたので、イラストレーターも使えますし、パソコン周りは割と得意なんですよ。その後の仕事でパソコンスキルを使うことはなかったのですが、転職にあたって自分の特技が役にたつなら嬉しいなと思ったのも湘南美容外科グループで働こうと考えた理由の1つです。

では、熊井さんの転職活動の軸はパソコンスキルが活かせる事務職だったのでしょうか?

それに加えて、人をサポートできる仕事を探していました。

人をサポートできる仕事ですか?

昔から何となく誰かを支える仕事が気になっていたんです。演劇好きなのですが、裏方さんの仕事が気になったり、雑貨屋で販売員の仕事をしている時も他のスタッフが働きやすいようにストックの整理などをして「ありがとう」と言われる瞬間がすごく好きだったりしました。

縁の下の力持ちタイプだったんですね!

そうした性格が活かせる仕事はやっぱり事務かなあと漠然と考えていた時に、湘南美容外科グループで看護事務(クリニックバックオフィス)を募集しているのを見つけたんです。看護事務(クリニックバックオフィス)は「クリニックのスタッフが効率よく業務を進められるよう、事務作業を中心としたサポート業務を率先して行うことが仕事」ということを知ってこれだ!と思いました。

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なるほど!実際に働いていてみていかがですか?

事務作業と言っても、湘南美容外科クリニックでの仕事は単純な書類業務だけではなく、「人と人との間に入る仕事」だったので驚きました。看護師さんとのコミュニケーションが大事で、すごくやりがいのある仕事です。

看護師さんとのコミュニケーション?

看護師さんに確認して進めていく仕事が多いんです。例えば、新宿本院には専門的な知識をもったナースやドクターがいるため、他のクリニックから問い合わせが来ることがあります、そういう場合、看護師さんの仕事の流れを理解して、ある程度の専門用語を知らないと単に伝言ゲームになってしまうんです。また、看護師の皆さんは本当に忙しいので最初は声をかけるタイミングが全然分からず気後れしてしまって苦労しました・・・。

看護師さんが70名もいると、どなたに聞いたら良いのかとか分からなくなりそうですね(汗)

そうなんですよ。例えば「オペに使う物品を発注したいが、どのサイズを発注していいか分からないので担当の看護師に聞いてほしい」という質問では、まず外科か皮膚科なのか判断してその質問に答えられる看護師さんを探しにいかないといけません。外科の中でも※骨切りチームなど専門分野が分かれているので、ここはちょっと頑張って覚えないといけないところですね。

※骨切りってなに?と思った方は、こちらをチェック!『美容外科の看護師を目指すなら知っておきたい「骨切り手術」とは?

忙しい人を捕まえて質問って確かに遠慮しちゃいますよね。

でも、だいぶ図太くなれた気がします(笑)

コツとかありますか?

なるべく答えやすい質問を心がけていますね。電話を受け継いでいるうちに質問の答えが何となく予想できることがあるんです。「◯◯という問い合わせが来ていますが、ドクター判断になりますか?」などイエスかノーで答えられる質問にして看護師さんの負担を減らすようにしています。

なるほど!

それでも、「ちょっと今忙しい!」と言われることもありますが、「怒らせちゃったかな」「申し訳ない」とウジウジせずに、タイミングを見計らって再挑戦することも大事なコツですね。私はけっこう遠慮しすぎちゃうタイプなので、もっと積極的にいける方だったらあまり苦労しないかもしれません。

失礼ですが、何となく看護師さんは強い方が多いというイメージが・・・

この仕事を始める前は看護師さんの知り合いもいなかったので、看護師さんは性格がキツイというイメージが私もあったんです。ですが、実際はちょっとしたことでも「ありがとう!」「助かったよ」と言ってもらえる回数が多くて、あんなに忙しいのに気を使ってくれて本当にすごいなと思います。感謝を言葉にしていただけると、もっと支えられるように頑張ろう!ってやる気が出てきますよ。

確かに、よく「人を支える仕事です」って紹介される仕事はありますけど、自分の努力が報われていない一方通行の支えだと長く続けるのは難しいのかもしれませんね。

そうですね。以前の面談で看護師主任さんが「入職してきてくれてありがとう」と言ってくださったんです。そんなことを言ってもらえることって中々ないじゃないですか。仕事の姿勢を褒めてもらえて、転職してきて良かったと心から思いました。

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看護副主任さんとの一枚

それは嬉しいですね!ちなみに熊井さんはどんな姿勢で仕事されているのですか?

常に自分にできることを考えるようにしています。事務職というと一日中座ってパソコンををカタカタするイメージがあったのですが、実際はけっこう動き回っているんです。私は暇な時間に耐えられないタイプなので、湘南美容外科クリニックのこの環境がすごく心地良いですね。

忙しいと燃える!って人が向いているのでしょうか。

それはあると思います。私は、販売員時代もお客様がいない時は洋服の整理や掃除など何かできることを見つけて常に動いていました。事務職って言われたことをその通りにやっていれば資料作成などついつい「作業」になりがちなんです。それだとせっかく働いているのにもったいないと思うので、しっかり仕事内容を把握して、もっと改善できることはないかと常に意識しています。湘南美容外科グループが凄いところは、その発見を喜んで受け入れてくれるところなんですよね。

そうなんですか?今までどんな改善があったのでしょう?

スタッフ管理票の作成です。クリニックには毎月多くの入職者がいるので、準備しなきゃいけない書類やロッカーの手続きがあるんです。それを一覧で把握できる表を作ったらもっと効率よく仕事が進むんじゃないかなって思っていて・・・。

それで表の作成を提案したんですね。

看護主任さんに相談したら「全然作っていいよ!ありがとう、助かる!」と言ってもらえました。事務職とか看護師などの職種や役職、年齢にわけ隔てなく、意見などあれば言いやすく、柔軟に聞いてくれるところがこの会社の魅力だと思います。

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マネージャー佐々木さんとの一枚。

主体的に仕事に参加できるのは魅力的ですね。

湘南美容外科の看護事務(クリニックバックオフィス)は普通の事務とは全然違うんじゃないかなって感じます。マルチタスクなので、何でも色々なことに挑戦できる環境で毎日が目まぐるしいですが、残業は多い時でも20時間未満ですし、休憩もきちんととれます。職種関係なしに和気あいあいとしている会社で、毎年忘年会が盛り上がるところも魅力的なんですよ。

忘年会?

コスプレをして参加することが暗黙のルールで、ダンスなどの出し物もあるんです。私も昨年は2015年入職のドクターと同期メンバー数人と先輩スタッフでダンスを踊りました。

ええ!何を踊ったんですか?

ワンナイトカーニバルです。福島院院長の金先生に「ちょっと、熊井さんも一緒に踊ろう」と肩ポンされたんです(笑)

こちらが湘南美容外科グループ福島院の院長、金児美先生です。金先生の記事『女性を可愛くしたい方、福島に集合!福島院院長の金先生と一緒に「働きたいクリニックNO1」をつくりませんか?』も併せてどうぞ。

最初は恥ずかしいのもあり、少し嫌々だったのですが、仕事終わりにスタジオを借りてみんなで練習していくうちに心の底から楽しんでる自分がいました。本番当日は緊張しましたが無事ダンスも成功し、ものすごい達成感で、今まで人生で経験してきた忘年会で一番楽しかったです。今年も参加するのが楽しみですね。

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今回は何のコスプレをするんですか?

ルーイ、ヒューイ、デューイって知ってますか?ドナルドの弟分みたいで、私は緑の服を着ているルーイをやります。昨日衣装が届いたのですが、おそろしく似合わなくてびっくりしました(笑)

えー!気になる!また今度、今年の忘年会の写真を送ってくださいね。

はい(笑)

それじゃあ、最後に熊井さんの今後の目標を教えてください。

今は看護事務(バックオフィス)として看護師さんのサポートを行っていますが、いずれは「困ったことがあったらとりあえず熊井さん」とクリニックの皆さんに頼りにしていただける人材になりたいです。

また忙しくなっていきそうですね!

全然ウェルカムです♥自分の枠を広げて楽しみながら成長していきたいと思います。

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熊井さん、これからも頑張ってくださいね。応援してます!

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